Phần mềm giữ xe thông minh là phần lõi quyết định bãi xe vận hành trơn tru hay rối. Nhiều bãi xe đã có camera, barrier và đầu đọc thẻ nhưng dữ liệu nằm rời rạc: biển số ở camera, lượt xe ở sổ tay, doanh thu ở tờ giấy cuối ca. Phần mềm giữ xe thông minh gom tất cả về một màn hình quản lý chung: ghi nhận xe vào ra, quản lý thẻ và vé tháng, tính phí và thống kê doanh thu.
Khó khăn khi quản lý bãi xe bằng sổ sách và vé giấy
- Dữ liệu nằm rời rạc: lượt xe ở sổ, tiền thu ở tờ giấy khác, danh sách xe tháng ở một file riêng.
- Đối soát cuối ca mất nhiều thời gian: cộng tay số lượt xe, đối chiếu tiền thu với số vé đã phát.
- Thu phí sai khó phát hiện: nhân viên tính nhầm giá hay thu sai mức phí, ban quản lý chỉ biết khi đối chiếu sổ sách sau.
- Quản lý xe tháng lộn xộn: thẻ hết hạn không kịp gia hạn, thẻ mất hay bị khóa không ghi nhận tập trung.
Thành phần của phần mềm giữ xe thông minh
- Quản lý xe vào ra: theo dõi thông tin phương tiện, thời gian vào ra, hình ảnh và trạng thái từng giao dịch.
- Quản lý thẻ xe và xe tháng: quản lý mã thẻ, đăng ký thẻ mới, khóa thẻ, gia hạn xe tháng.
- Tự động tính phí và quản lý doanh thu: thiết lập mức phí theo giờ, lượt, ngày, tháng hoặc từng nhóm xe, thống kê doanh thu theo ca hay khoảng thời gian.
- Tra cứu lịch sử và quản lý nhân sự: tìm lịch sử xe vào ra theo biển số hoặc mã thẻ, tạo tài khoản nhân viên, quản lý ca trực và phân quyền.
- Kết nối thiết bị và xử lý bất thường: nhận dữ liệu từ camera biển số, đầu đọc thẻ, mã QR, barrier và bảng LED.
Xem thêm: phần mềm GoParking và phần mềm quản lý bãi giữ xe thông minh GoParking.
Cách hoạt động và quy trình triển khai
Quy trình vận hành trên phần mềm: xe vào thì camera ghi biển số, nhân viên xác thực bằng thẻ từ, mã QR hoặc khuôn mặt, phần mềm lưu lại thành một giao dịch. Khi xe ra, hệ thống đối chiếu với dữ liệu lúc vào, tính phí theo bảng giá đã cài đặt, rồi cập nhật doanh thu.
Quy trình triển khai thường gồm 6 bước:
- Khảo sát quy trình hiện tại: xem bãi xe quản lý xe vào ra, thu phí và đối soát ra sao.
- Chốt danh mục quản lý: xác định loại phương tiện, biểu phí theo lượt, giờ, ngày hay tháng, nhóm xe tháng.
- Kết nối thiết bị hiện có: nối phần mềm với camera biển số, đầu đọc thẻ và barrier đang dùng ở cổng.
- Nhập dữ liệu ban đầu: đưa danh sách xe tháng, mã thẻ và bảng giá vào phần mềm, kiểm tra lại trước khi chạy thật.
- Chạy thử song song: vận hành phần mềm cùng lúc với cách ghi chép cũ, đối chiếu hai bên để phát hiện chỗ chưa đúng.
- Bàn giao và hướng dẫn sử dụng: hướng dẫn nhân viên trực cổng thao tác hằng ngày.
Lợi ích khi dùng phần mềm
- Dữ liệu tập trung một chỗ: xe vào ra, thẻ xe, doanh thu và lịch sử giao dịch đều nằm trong một hệ thống.
- Tính phí tự động, ít sai sót: phần mềm áp đúng biểu phí theo thời gian gửi và nhóm xe, nhân viên không còn tính tay từng giao dịch.
- Doanh thu minh bạch: từng giao dịch đều có thời gian, biển số, hình ảnh và số tiền rõ ràng.
- Quản lý xe tháng gọn gàng và theo dõi từ xa: danh sách xe còn hạn hay sắp hết hạn lọc được ngay trên phần mềm, chủ đầu tư xem được trên điện thoại.
Xem thêm: 5 lợi ích khi dùng hệ thống bãi xe thông minh.
Lưu ý khi chọn và triển khai
- Chọn phần mềm theo đúng mô hình bãi xe: bãi xe máy, bãi ô tô, bãi hỗn hợp hay bãi thu phí theo lượt đều quản lý khác nhau.
- Kiểm tra khả năng kết nối thiết bị: phần mềm phải làm việc được với camera, đầu đọc thẻ, barrier và bảng LED đang có ở bãi.
- Cài biểu phí, phân quyền và sao lưu dữ liệu: biểu phí và quyền thao tác nên chốt trong giai đoạn chạy thử.
Câu hỏi thường gặp
Bãi xe đang dùng vé giấy có chuyển sang phần mềm giữ xe thông minh được không?
Được. Khảo sát cách quản lý hiện tại, nhập danh sách xe tháng và bảng giá vào phần mềm, rồi chạy thử song song với cách ghi chép cũ.
Phần mềm giữ xe thông minh có xem được từ xa trên điện thoại không?
Có. Chủ đầu tư theo dõi lượt xe, doanh thu và lịch sử giao dịch trên điện thoại từ bất cứ đâu có mạng.
Danh sách xe tháng cũ có nhập vào phần mềm được không?
Được. Danh sách xe tháng, mã thẻ và thời hạn sử dụng được nhập vào phần mềm trong giai đoạn triển khai, sau đó nhân viên quản lý gia hạn và khóa thẻ trên phần mềm.
Phần mềm giữ xe thông minh là nơi mọi dữ liệu của bãi xe gặp nhau: thiết bị ở cổng đưa dữ liệu về, phần mềm biến dữ liệu đó thành lượt xe, tiền thu và báo cáo.
Liên hệ khảo sát miễn phí: Công ty TNHH Dịch vụ Toàn Cầu Vina — Hotline 0888.300.008 - 0933.360.831 — Email info.globalvina@gmail.com — Địa chỉ 4/9/5 đường 100A, Phường Tăng Nhơn Phú, TP. Hồ Chí Minh.